Aviso de privacidade

1. Quem somos

A LumiaClinic é um software para clínicas e consultórios: atende mensagens pelo WhatsApp, organiza a agenda, envia lembretes, ajuda a planejar a carga de trabalho (Capacidade), organiza documentos de resíduos de saúde e envia mensagens de relacionamento autorizadas pelos pacientes.

A identificação completa do fornecedor (nome, CPF ou CNPJ e endereço) será publicada aqui antes do início das vendas. Contato: [email protected].

Canal de privacidade: para qualquer assunto sobre dados pessoais, inclusive para falar com o encarregado, escreva para [email protected].

2. Papéis de cada um (LGPD)

• Dados da conta da clínica e da sua equipe (nomes, e-mails de acesso, assinatura e registros de acesso): a LumiaClinic é a controladora.
• Dados dos pacientes e do trabalho da clínica (nome, telefone, mensagens, horários, orçamentos, autorizações, etapas de trabalho e documentos de resíduos): a clínica é a controladora e a LumiaClinic é a operadora, tratando esses dados apenas para prestar o serviço contratado e conforme as instruções da clínica (art. 39 da LGPD). As regras dessa relação estão nos Termos de Uso, seção "Tratamento de dados em nome da clínica".

3. Quais dados tratamos

• Cadastro: nome da clínica, e-mail e senha (guardada apenas como hash; nunca vemos a senha) e a versão destes documentos que você aceitou.
• Equipe (planos Consultório e Clínica): nome e e-mail das pessoas que a clínica convida, o perfil de cada uma e quando entraram. O convite é enviado por e-mail e vale 7 dias.
• Pagamento: processado pela Stripe. Não recebemos nem guardamos o número do cartão; ficamos apenas com a bandeira, os 4 últimos dígitos e o status da assinatura.
• WhatsApp: número de telefone e nome de perfil de quem escreve para a clínica, as mensagens trocadas com a secretária virtual e com a equipe da clínica (guardadas cifradas por 30 dias, para a equipe continuar o atendimento) e os horários marcados. Áudios, fotos, vídeos e documentos enviados pelo paciente não são abertos, baixados nem guardados.
• Pacientes: na primeira conversa pelo WhatsApp, a secretária manda ao paciente o link do aviso de privacidade da clínica ou, se a clínica não tiver um, a página "Privacidade para pacientes" da LumiaClinic (/legal/patients).
• Agenda pessoal do profissional (opcional): se a clínica ligar a agenda de um profissional (Google Agenda, iCloud ou Outlook), guardamos o endereço dessa agenda cifrado e só os horários em que ele está ocupado, sem títulos, locais ou convidados, para não marcar pacientes nesses horários. O link de assinatura que mostra os atendimentos no celular do profissional não tem nomes de pacientes.
• Relacionamento: se a clínica ativar, dia e mês de aniversário (sem o ano), orçamentos dados, e as autorizações de cada paciente para receber mensagens pelo WhatsApp e mensagens promocionais, com data e forma da autorização.
• Capacidade: nomes curtos dos trabalhos (recomendamos iniciais ou código, nunca o nome completo), etapas, tempo estimado e trabalhado, prazos e reservas de horário. Não aceitamos conteúdo clínico nesses campos.
• Resíduos de saúde: empresas de coleta e destinação (nome e CNPJ), coletas, quantidades, números de MTR e os documentos enviados (licenças, certificados, comprovantes), guardados de forma criptografada. Não há dados de pacientes nessa área.
• Segurança da conta: quando e em que tipo de aparelho cada sessão foi usada (navegador e sistema, sem o endereço IP), para mostrar seus aparelhos conectados, encerrar sessões paradas por 3 horas e avisar por e-mail um acesso de aparelho novo.
• Preferências do site (idioma, demonstração): ficam somente no seu navegador (armazenamento local). Não usamos cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento de terceiros.
• Cookie de sessão: ao entrar na conta, usamos um único cookie essencial e protegido (não pode ser lido por scripts da página) para manter você conectado por até 12 horas, ou até 3 horas sem uso. Ele é apagado ao sair.
• Registros de acesso (data, hora, tipo de ação, endereço IP), sem o conteúdo das mensagens.

4. Para que usamos e com que base legal

• Criar e manter a conta, autenticar o acesso e prestar as funcionalidades contratadas — execução de contrato (art. 7º, V).
• Cobrar a assinatura e manter registros fiscais e de acesso — cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II), inclusive o Marco Civil da Internet.
• Proteger o serviço contra fraude, invasão e abuso, e avisar acessos de aparelhos novos — legítimo interesse (art. 7º, IX), limitado ao necessário.
• Enviar à clínica avisos de cobrança, de segurança e o resumo mensal de uso — execução de contrato; o resumo mensal pode ser desligado nas Configurações.
• Programa de indicação: saber qual clínica indicou qual (só o identificador das clínicas) para aplicar o crédito — execução do contrato do programa.
• Dados de pacientes: tratados em nome da clínica, que define a base legal. Para agendamento por profissionais de saúde, costuma ser a tutela da saúde (art. 11, II, f); para mensagens promocionais (aniversário e reativação), exigimos o registro do consentimento do paciente (art. 7º, I e art. 8º).

Não vendemos dados, não usamos dados de pacientes para publicidade da LumiaClinic e não usamos o conteúdo das conversas para treinar modelos de inteligência artificial.

5. Dados de saúde

A LumiaClinic é uma ferramenta de recepção, agenda e organização, não um prontuário. Mesmo assim, saber que alguém é paciente de uma clínica pode revelar informação de saúde, por isso tratamos agenda, mensagens e autorizações dos pacientes como dados sensíveis: acesso mínimo, isolamento por clínica, criptografia em trânsito e registro de acessos.

O atendimento automático não pede nem precisa de informações clínicas e encaminha perguntas clínicas e urgências para a equipe da clínica. Campos de texto livre recusam documentos, contatos e termos clínicos comuns. Se um paciente enviar detalhes de saúde, eles são tratados com o mesmo sigilo e apenas para a finalidade de agendamento.

6. Crianças e adolescentes

A conta da clínica é para adultos. Quando a clínica atende crianças ou adolescentes, cabe a ela tratar esses dados no melhor interesse deles e obter o consentimento de um responsável quando a lei exigir (art. 14 da LGPD), inclusive antes de qualquer mensagem promocional.

7. Com quem compartilhamos

• Meta (WhatsApp Business Platform): para enviar e receber as mensagens.
• Google, Apple ou Microsoft: só quando a clínica liga a agenda pessoal de um profissional, lemos o endereço publicado por eles para saber os horários ocupados.
• Stripe: para processar pagamentos e assinaturas.
• Resend: para enviar e-mails da conta (confirmação, senha, convites, avisos e resumo mensal).
• Provedores de hospedagem, banco de dados e entrega do site: para operar o serviço, com servidores no Brasil (São Paulo) sempre que disponível e criptografia em trânsito.
• Autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Não compartilhamos dados com o Google: o pedido de avaliação só leva o paciente ao link público da clínica no Google, onde valem as regras do próprio Google.

Alguns fornecedores são estrangeiros e podem tratar dados fora do Brasil. Nesses casos, usamos as garantias previstas na LGPD (art. 33), como as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD, quando aplicáveis.

8. Mensagens, lembretes e decisões automáticas

Os lembretes são enviados cerca de 24 horas antes da consulta, apenas para horários marcados. Mensagens de relacionamento só vão para quem autorizou, no máximo uma a cada 7 dias. Qualquer pessoa pode responder PARAR a qualquer momento; o pedido é registrado e respeitado em todas as mensagens automáticas.

O atendimento automático responde dúvidas administrativas e oferece horários, mas não toma decisões que afetem direitos: quem preferir pode pedir atendimento humano a qualquer momento, e pode pedir a revisão de qualquer resposta automática (art. 20 da LGPD).

9. Por quanto tempo guardamos

• Dados da conta e do serviço: enquanto a assinatura estiver ativa, ou até a clínica excluir a conta (painel → Cobrança → Seus dados → Excluir a clínica), o que apaga os dados na hora.
• Após o cancelamento: excluímos ou anonimizamos em até 90 dias. Documentos de resíduos e demais arquivos também são apagados: a clínica deve baixá-los antes, porque normas sanitárias e ambientais podem exigir que ela os guarde por mais tempo.
• Conversas do WhatsApp: as mensagens ficam guardadas por 30 dias, cifradas, e depois são apagadas automaticamente. Só quem atende pacientes na clínica (titular da conta, gestão e recepção) consegue lê-las; perfis de visualização não.
• O que a lei exige guardar: registros de acesso por 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15) e registros fiscais pelo prazo legal; a trilha de auditoria fica sem dados pessoais.

10. Segurança

Usamos conexão criptografada (HTTPS), senhas com hash e lista de senhas fracas, verificação em duas etapas, limite de tentativas, encerramento de sessões paradas, isolamento dos dados de cada clínica no banco de dados, criptografia dos arquivos e das mensagens do WhatsApp guardados, verificação de assinatura nas mensagens recebidas da Meta e da Stripe, e acesso mínimo necessário.

Nenhum sistema é 100% imune. Se ocorrer um incidente que possa causar risco ou dano relevante: para os dados que controlamos, comunicaremos a ANPD e as pessoas afetadas nos prazos da regulamentação; para os dados que tratamos em nome das clínicas, avisaremos a clínica sem demora, com as informações necessárias para que ela faça as comunicações que lhe cabem.

11. Seus direitos

A clínica pode baixar seus dados e excluir a conta sozinha, no painel em Cobrança → Seus dados. Qualquer pessoa pode pedir confirmação, acesso, correção, portabilidade, anonimização, bloqueio ou exclusão dos seus dados, informações sobre compartilhamento e a revogação de um consentimento, escrevendo para [email protected]. Respondemos em até 15 dias. Se você é paciente de uma clínica, encaminharemos o pedido à clínica, que é a controladora, e a apoiaremos para atendê-lo. Você também pode reclamar à ANPD (gov.br/anpd).

12. Alterações

Podemos atualizar este aviso quando o serviço mudar. A versão e a data ficam no topo da página; mudanças relevantes serão avisadas às clínicas por e-mail antes de valerem.